Privacybeleid

Het CLV verwerkt, beheert en beveiligt persoonlijke gegevens als verwerkingsverantwoordelijke met de grootste zorgvuldigheid. Wij bieden onze leerlingen een veilige leeromgeving, willen hun ouders op een veilige manier bij het leren van hun kind betrekken en bieden onze medewerkers een veilige werkplek.

We voldoen daarbij aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en nationale wetgeving (waaronder de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming) aan ons stelt. Persoonsgegevens worden alleen gebruikt wanneer dit noodzakelijk is en uitsluitend door de functionarissen die noodzakelijkerwijs toegang moeten hebben tot de gegevens. 

Persoonsgegevens
Wij verzamelen en gebruiken persoonsgegevens van leerlingen en hun ouders/verzorgers, medewerkers en sollicitanten. Soms krijgen we gegevens rechtstreeks van u, soms verzamelen we ze zelf (bijvoorbeeld resultaten of aanwezigheid), en soms ontvangen we ze van derden (bijv. een voorgaande school). Bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens of religie) verwerken we alleen als dat nodig is en toegestaan is door de wet, meestal met uw toestemming of in noodgevallen. Voor een lijst van welke gegevens wij verwerken van personeel, ouders en leerlingen, kunt u in de privacyreglementen kijken. Voor sollicitanten verwerken wij alleen de gegevens die zelf worden aangeleverd.

Doel verwerking
Wij verzamelen en gebruiken persoonsgegevens hoofdzakelijk om onderwijs te organiseren. Dit betekent dat wij persoonsgegevens van leerlingen en ouders/verzorgers gebruiken om de leerlingen onderwijs te geven en begeleiding te bieden. Persoonsgegevens van medewerkers gebruiken wij alleen met het oog op het naleven van de arbeidsovereenkomst. Voor een lijst van onze verwerkingsdoeleinden kunt u in de privacyreglementen kijken. Van sollicitanten verwerken wij alleen gegevens om de sollicitatieprocedure mogelijk te maken.

Grondslag
Wij verzamelen en gebruiken persoonsgegevens altijd met een geldige grondslag uit de AVG. De wettelijke grondslagen zijn:

• Toestemming van de betrokkene
• Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst
• Noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting
• Het beschermen van de vitale belangen van een betrokkene of een derde
• Noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang
• Gerechtvaardigd belang van CLV en/of een derde

In ons verwerkingsregister houden wij bij welke gegevens wij verwerken, en op basis van welke grondslag wij dat doen. Deze informatie kunt u bij ons opvragen.

Als wij gegevens verwerken op grond van door u gegeven toestemming, heeft u het recht deze toestemming op ieder gewenst moment weer in te trekken.

Cameratoezicht
Op onze school is sprake van cameratoezicht. Dit gebeurt uitsluitend op locaties waar dat noodzakelijk is, zoals het buitenterrein en algemene toegangs- en verkeersruimtes (zoals entrees en gangen). Cameratoezicht vindt nadrukkelijk niet plaats in klaslokalen en privéruimtes zoals toiletten, kleedkamers of spreekkamers. Via zichtbare borden of stickers wordt geïnformeerd dat er camera's zijn geplaatst op een locatie.

Het doel van het cameratoezicht is:

• De bescherming van de veiligheid en gezondheid van leerlingen, medewerkers en bezoekers in gebouwen en terreinen.
• De beveiliging en vastleggen van de toegang tot gebouwen en terreinen, waaronder mede is begrepen het weren van onbevoegde of onbevoegd verklaarde personen.
• Het voorkomen en registreren van overlast en strafbare feiten zoals vandalisme, diefstal en inbraak.
• De bewaking van zaken die zich in gebouwen of op terreinen bevinden.

Deze verwerking van persoonsgegevens berust op een gerechtvaardigd belang als bedoeld in artikel 6, lid 1, sub f AVG.

De camerabeelden worden beveiligd opgeslagen en zijn uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde functionarissen binnen onze organisatie. Beelden worden maximaal vier weken bewaard, tenzij er sprake is van een incident. In dat geval kunnen de beelden langer worden bewaard, uitsluitend zolang dat noodzakelijk is voor de afhandeling van het incident. Beelden worden uitsluitend verstrekt aan bevoegde instanties zoals de politie, en alleen in het kader van een onderzoek naar strafbare feiten.

Derden
Uitgangspunt is dat persoonsgegevens niet worden gedeeld met derden. Soms is dit echter nodig, bijvoorbeeld om het onderwijs goed te laten verlopen. Met organisaties die uw gegevens verwerken in opdracht van de school worden afspraken gemaakt om ervoor te zorgen dat uw gegevens ook daar goed zijn beveiligd. 

Wij delen gegevens met leveranciers van het CLV, andere scholen, de Samenwerkingsverbanden, gemeenten en de Rijksoverheid. Wij houden hiervan een volledige lijst bij in ons verwerkingsregister.

Doorgifte landen buiten de EER
Het CLV geeft geen gegevens door naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Waar (sub)verwerkers gegevens doorgeven naar landen buiten de EER, zien wij er op toe dat deze (sub)verwerkers dat doen op een wijze die de Algemene Verordening Gegevensbescherming toestaat. 

Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking, zoals onbevoegde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging. Bijvoorbeeld:

• we gebruiken sterke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie (2FA); 
• we versleutelen gegevens waar dat passend is (encryptie); 
• we beperken de toegang tot persoonsgegevens tot medewerkers die deze nodig hebben voor hun werkzaamheden; 
• we maken regelmatig back-ups van onze systemen; 
• we houden software en beveiligingsupdates actueel; 
• we gebruiken firewalls en antivirus-/antimalwaresoftware; 
• we registreren en monitoren ongeautoriseerde toegangspogingen; 
• medewerkers zijn geïnstrueerd over zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens; 
• persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk en worden daarna veilig verwijderd; 
• wij sluiten verwerkersovereenkomsten met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken.

Ondanks onze inspanningen kan er onverhoopt toch sprake zijn van een beveiligingsincident of datalek. Indien blijkt dat uw persoonsgegevens of die van een leerling zijn getroffen op een manier die waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, zullen wij u hierover zo snel en transparant mogelijk informeren.

Bewaartermijnen
De verzamelde persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de verwerking. De bepaling van de bewaartermijn is afhankelijk van het doel waarmee we de gegevens hebben verzameld en van eventuele wettelijke verplichtingen om gegevens een bepaalde termijn te bewaren. 

Geautomatiseerde besluitvorming
Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming waaraan rechtsgevolgen voor de betrokkenen zijn verbonden of die de betrokkene in aanmerkelijke mate treft. Er worden geen beslissingen genomen zonder menselijke tussenkomst die grote gevolgen hebben voor leerlingen of ouders, zoals het automatisch afwijzen van aanmeldingen of het automatisch opleggen van sancties. Alle belangrijke beslissingen die leerlingen betreffen worden genomen door menselijke beoordeling, waarbij altijd de individuele omstandigheden worden meegewogen.

Profilering
Profilering is elke vorm van geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens waarbij bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon worden geëvalueerd, met name om aspecten betreffende werkprestaties, economische situatie, gezondheid, persoonlijke voorkeuren, interesses, betrouwbaarheid, gedrag, locatie of verplaatsingen te analyseren of te voorspellen.

Wij kunnen in beperkte mate gebruik maken van profilering. Wij doen dit exclusief voor onderwijskundige doeleinden, zoals:

• het analyseren van leerresultaten om passend onderwijs te bieden;
• het identificeren van leerlingen die extra begeleiding nodig hebben;
• het aanpassen van lesmateriaal aan het niveau van individuele leerlingen;
• het monitoren van leervoortgang via digitale leeromgevingen.

Wanneer er sprake is van profilering, hanteren we de volgende waarborgen:

• Menselijke tussenkomst: Belangrijke beslissingen op basis van profilering worden altijd door mensen beoordeeld.
• Transparantie: Leerlingen en ouders worden geïnformeerd over welke profilering plaatsvindt.
• Beperkte reikwijdte: Profilering wordt alleen gebruikt voor onderwijskundige doeleinden.
• Periodieke evaluatie: De gebruikte algoritmes en profielen worden regelmatig geëvalueerd op juistheid en eerlijkheid.
• Recht van verzet: U kunt bezwaar maken tegen profilering, tenzij dit noodzakelijk is voor het verlenen van onderwijs.
• Recht op rectificatie: Onjuiste profielen kunnen worden gecorrigeerd.

Voor vragen over profilering, of voor het uitoefenen van uw rechten, kunt u contact opnemen met onze Privacy Officer via e-mail privacy@clv.nl .

Informatie en rechten
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens en u heeft het recht om uw gegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Ook kunt u in voorkomende gevallen aan de school vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken of om uw gegevens aan uzelf of aan een derde partij over te dragen. De toepasselijke wet- en regelgeving geeft de kaders waarbinnen wij dergelijke verzoeken wel of niet hoeven te honoreren. 

Wilt u gebruik maken van (een van) deze rechten of heeft u vragen over hoe wij omgaan met privacy en persoonsgegevens, dan kunt u altijd contact opnemen met de school via privacy@clv.nl of rechtstreeks met onze Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) van Privacy op School. Deze is te bereiken via Contact - Privacy op School of hun emailadres fg@privacyopschool.nl . Telefoon 085 - 0188313 Heeft u een klacht over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken? Neem ook dan contact op met FG via de hiervoor genoemde contactgegevens.

Aanpassen privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Op de website plaatsen wij eventuele herziene versies. Als een herziene versie wordt geplaatst zorgen wij voor een duidelijke melding hiervan met informatie over de belangrijkste wijzigingen. Tevens geven wij aan wanneer de verklaring voor het laatst is gewijzigd. 

Contactgegevens 
Stichting voor Chr. Voortgezet Onderwijs te Veenendaal (CLV)
Kerkewijk 149
3904 JC Veenendaal

Postbus 41
3900 AA Veenendaal 
T 0318-500 621